Risinājumi
Visu aprakstīto risinājumu saraksts hronoloģiskā secībā. Papildus risinājumi ir apkopoti pa tēmām un novietoti pakārtotājās sadaļās. Mūsu iekšējā dokumentu izstrāde, uzglabāšana tiek veikta Microsoft SkyDrive portālā (t.i. "mākonī"), tāpēc piedāvājam savus informatīvos materiālus publiskai pieejai no šī portāla.
Kavēto uzdevumu izpildes gaita
2012.gada oktobrī pilnveidots un kārtējam pasūtītājam (Finanšu ministrijai) ieviests risinājums par kavēto uzdevumu izpildes gaitas apkopošanu
un izskatīšanu iestādes vadības sēdē. Šī procesa ietvaros nedēļas sākumā visiem izpildītājiem un viņu struktūrvienību vadītājiem automātiski pa e-pastu tiek
izsūtīti interaktīvie pārskati par nedēļas laikā izpildāmiem uzdevumiem. Nedēļas nogalē tiek izsūtīti interaktīvie pārskati par kavētajiem uzdevumiem
ar iespēju izpildītājam aizpildīt katra uzdevuma izpildes gaitu. Iespēja tieši no e-pasta atvērt pārskatu,
vienmēr redzēt tikai aktuālos datus un pat atvērt dokumenta reģistrācijas kartīti ar visiem pielikumiem un rezolūcijām,
nodrošina realizētā procesa piemērotību gan Kancelejas darbiniekiem (lietvežiem), gan izpildītājiem.
Lasīt vairāk...
|
|
E-aprites pamatprincipi
Lietvedības programmas ieviešanas pirmajā stadijā, parasti, tiek sakārtoti iestādes dokumentu reģistri,
pielāgotas dokumentu kartītes un izveidoti izpildes kontroles un statistikas pārskati. To varētu nosaukt par
lietveža automatizētas darba vietas izveidošanu, ar iespēju veikt pārējo darbinieku apziņošanu par saņemtajiem dokumntiem
un veicamajiem uzdevumiem.
Šajā gadījumā kā likums, pārējie darbinieki lieto programmu tikai epizodiski kā viesi.
Sasniedzot šo pirmo stadiju ir iespējama nākošās - elektroniskās aprites ieviešanas stadija, kurā piedalās
visi iestādes darbinieki. Dokumentu aprite iestādē notiek atbilstoši realizētajiem dokumntu aprites e-scenārijiem un lietveži kļūst
no uzskaitvežiem par "dispečeriem", kuri uzsāk un uzrauga dokumentu virzību e-aprites vidē. Lai veiksmīgi uzsāktu e-aprites
ieviešanu iestādē, pats svarīgākais ir panākt visu darbinieku regulāru līdzdarbību un ieinteresētību jaunajos e-aprites procesos.
E-aprites modulis tiek piegādāts kā papildrisinājums, kuru var pakāpeniski ieviest, piemēram, tikai atsevišķiem dokumentu reģistriem vai pat dokumentu veidiem,
optimizējot dokumentu apriti iestāde, realizējot un ieviešot piemērotu e-aprites scenāriju.
Lasīt vairāk...
|
|
Interneta vides risinājums
Notiek pakāpeniska ALS esošās lietotāja saskarnes pārveidošana par WEB-isku (interneta vides) saskarni,
darbināmu interneta pārlūkprogrammā. Šobrīd interneta vides risinājumi ir būtiski darbietilpīgāki, bet attīstoties īpašām
projektēšanas metodikām, tā kļūst arvien vairāk piemērota ātrai datu apstrādes sistēmu izstrādei.
Mēs plānojam izstrādāt programmas interneta vides risinājumu tuvāko 3 gadu laikā, piedāvājot klientiem
to kā versijas atjaunināšanu, saglabājot visu tieši viņiem jau iepriekš realizēto funkcionalitāti (mapes, kartītes, pārskatus).
Lasīt vairāk...
|
|
DIV integrācijas vide
Automatizētās lietvedības sistēmai (ALS) ir izstrādāts papildmodulis,
**
kurā tiek nodrošināta dokumentu reģistru uzturēšana, saņemto un nosūtāmo dokumentu reģistrēšana,
tos nosūtot adresātiem pa pastu, e-pastu vai nododot personīgi, integrācija ar Dokumentu integrācijas vidi (DIV) nodrošina abpusēju un
drošu savstarpēju dokumentu apmaiņu ALS ietvaros.
Esošo ALS programmu iespējams papildināt, pievienojot jaunu moduli ar mapēm, kurās apkopota visa ar DIV saistītā funkcionalitāte un
katru mapi raksturojošie kontrolskaitļi, un kas nodrošina DIV dokumentu apmaiņas procesa pilnīgu uzraudzību un darbības auditāciju.
Paredzēts, ka tuvākajā laikā (2013.gada sākumā) ši moduļa ietvaros varēs saņemt sūtījumus arī no portāla www.latvija.lv un nosūtīt atbildes.
Lasīt vairāk...
|
|
Nosūtāmā dokumenta projekta e-aprite
Nosūtāmā dokumenta e-aprites pamatscenārijs ietver darbinieka sagatavotā dokumenta projekta virzību saskaņošanai un parakstīšanai.
Parakstīšana, parasti, nozīmē projekta reģistrēšanu (reģistrācijas numura un datuma piešķiršanu), reģistrācijas datu ievietošanu
projekta kartītei pievienotā WORD dokumenta rezervētajos laukos un tā elektronisko
parakstīšanu ar drošu e-parakstu. Pēc parakstīšanas dokuments automātiski tiek nodots lietvedim nosūtīšanai un
ar to saistīto kontroles uzdevumu izbeigšanai. Tiek nodrošināta automātiska e-pasta formēšana ar pielikumiem un
standarta tekstu par "šis dokuments ir parakstīts ar drošu...".
Lasīt vairāk...
|
|
Saņemtā dokumenta e-aprite
Elektroniskā aprite (e-aprite) var tikt ieviesta pakāpeniski, apzinot dažādu dokumentu veidu aprites procesus,
tos optimizējot un realizējot esošās sistēmas ietvaros.
Saņemto dokumentu reģistrēšana un nodošana izpildei ALS ietvaros ir pamats e-aprites ieviešanai iestādē.
ALS nodrošinot saņemto dokumentu reģistrēšanu un elektronisko apriti, rezultātā tiek paātrināta dokumentu aprite iestādē.
Dokumentu elektroniskās aprites risinājums nodrošina arī dokumentu sagatavošanas un izpildes procesu izsekojamību,
ļauj vieglāk kontrolēt dokumentu rezolūcijas un uzdotos uzdevumus.
Lasīt vairāk...
|
|
Dokumentu mapes, reģistri
Automatizētās lietvedības sistēmas datorprogrammu iespējams pielāgot katras iestādes individuālajām vajadzībām.
Papildus pamata mapēm (kartotēkām, reģistriem), iespējama dažāda veida papildus mapju izstrāde un pievienošana.
Piemēram, bieži papildus tiek pievienotas mapes "Saņemtie rēķini", "Iekšējie normatīvie akti", "Rīkojumi personāla jautājumos",
"Komandējumi", "Līgumi" un tml. Katram dokumentam no šīm jaunajām mapēm var pievienot elektroniskos pielikumus, kā arī tos savstarpēji sasaistīt,
lai gūtu priekšstatu par visu lietu. Piemēram, līgumu sasaiste ar saņemtajiem, nosūtītajiem dokumentiem un rīkojumiem.
Lasīt vairāk...
|
|
